Ділимось досвідом: вже понад 2 місяці в КП ВМР «Вінницяміськтеплоенерго» робота з документами проводиться в автоматизованій електронній системі документообігу

image

        Автоматизація документообігу є однією з першочергових задач сучасних компаній та підприємств.  Особливо це впровадження актуальне для великих підприємств, де документообіг досить масштабний.

     КП ВМР «Вінницяміськтеплоенерго» вже понад два місяці  веде документообіг в автоматизованій системі «АСКОД».

    Для того, щоб досконало ознайомитися з тонкощами роботи в системі електронного діловодства, на підприємстві деякий час був впроваджений пілотажний режим.

    Наразі працівники КП ВМР «Вінницяміськтеплоенерго» -  це досвідчені користувачі даної програми  і працюють з документами  лише автоматизовано.

    Адже електронний документообіг – це оперативна обробка документації і інформації, миттєва взаємодія між структурними підрозділами та, насамперед, це конструктивне листування  зі споживачами.

    Для  довідки: система електронного діловодства «АСКОД» (далі СЕД «АСКОД») -  автоматизована система організації діловодства, призначена для створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів. Тобто опрацювання всіх документів: вхідної, вихідної кореспонденції та внутрішньо-розпорядчих документів зведено до єдиної системи. 

     Зауважимо, що відповідно до Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», обов'язковим атрибутом електронного документа є електронний підпис, який використовується для розпізнання «власника» електронного документа іншими користувачами електронного документообігу. Накладення електронного підпису надає будь-якому електронному документу статус оригіналу та наділяє його повною юридичною силою.

    Для КП ВМР «Вінницяміськтеплоенерго» використовування автоматизованої системи електронного документообігу «АСКОД» - це, безумовно, зручно, адже це:

- швидкий доступ до документів,

- управління рухом документів,

- безпека і збереження документів - шифрування даних дозволяє запобігти спробам несанкціонованого використання інформації,

- можливість працювати всім підрозділам підприємства в єдиному інформаційному просторі,

- підвищення дисциплінарної відповідальності в колективі. Адже в СЕД «АСКОД» зазначається відповідальна особа за документ, дата та час.

      Також одна з важливих переваг використання СЕД «АСКОД» - це оперативне листування зі споживачами.

     Звернення, які надходять на нашу офіційну пошту office@vmte.vn.ua , завдяки можливостям СЕД «АСКОД»  швидко опрацьовуються, миттєво потрапляючи до виконавця у найкоротший термін. Тобто споживачам  не доведеться довго очікувати на відповідь.

    У сформованих відповідях, які отримують споживачі на власні електронні скриньки, автоматично в низу документа зазначається:

- електронний підпис (у формі QR кода) відповідальної особи,

- дані, хто підготував документ,

- реєстраційний номер звернення та реєстраційний номер відповіді,

- дата та час, коли відповідь була взята на облік.

      Тож, якщо у найкоротший термін необхідно отримати розгорнути та ретельно опрацьовану офіційну відповідь, наразі це можна зробити онлайн,  надіславши звернення на офіційну електронну пошту КП ВМР «Вінницяміськтеплоенерго» office@vmte.vn.ua.

     Використання автоматизованого електронного документообігу споживачам надасть можливість раціонально використовувати власний час та під час пандемії, для запобігання розповсюдження Covid-19, менше знаходитись в громадських місцях.

   Підводячи підсумок вищезазначеного, можна стверджувати, що електронний документообіг є більш оптимальним з точки зору витрат часу, а також це - удосконалена процедура підготовки, подачі / доставки, обліку, зберігання документів та дотримання всіх вимог конфіденційності.



Актуальні теми: відеороз’яснення